Nella catalogazione dei francobolli è importante, se non fondamentale, fare riferimento alle loro effettive condizioni di conservazione, e quindi più propriamente al loro stato.
Tutti sanno che ben diversa è la quotazione di un francobollo timbrato rispetto allo stesso nuovo fresco di stampa, ragion per cui senza un riferimento al suo effettivo stato un francobollo è impossibile da qualificare.
Molti cataloghi hanno quindi adottato un sistema di abbreviazioni o simboli per poter immediatamente identificare un francobollo, il quale fa riferimento agli standard qui riportati.
- ** = nuovo con gomma originale integra
- * = nuovo con linguella o traccia di essa
- (**) = nuovo con gomma non originale
- (u) = annullato con o senza linguella
- ° = annullato con o senza linguella (come sopra)
Oppure, con riferimento agli acronimi anglosassoni (anch’essi molto utilizzati):
- MNH = mint never hinged = nuovo senza alcuna traccia di linguella
- MLH = mint lightly hinged = nuovo con leggera traccia o resto di linguella
- MVLH = mint very lightly hinged = nuovo con impercettibile traccia di linguella
- MH = mint hinged = nuovo con linguella o resti di linguella e/o carta
- MNG = mint not gummed = nuovo senza gomma
- FDC = first day cover = annullato primo giorno emissione