Nella catalogazione dei francobolli è importante, se non fondamentale, fare riferimento alle loro effettive condizioni di conservazione, e quindi più propriamente al loro stato.
Tutti sanno che ben diversa è la quotazione di un francobollo timbrato rispetto allo stesso nuovo fresco di stampa, ragion per cui senza un riferimento al suo effettivo stato un francobollo è impossibile da qualificare.
Molti cataloghi hanno quindi adottato un sistema di abbreviazioni o simboli per poter immediatamente identificare un francobollo, il quale fa riferimento agli standard qui riportati.

• ** = nuovo con gomma originale integra
• * = nuovo con linguella o traccia di essa
• (**) = nuovo con gomma non originale
• (u) = annullato con o senza linguella
• ° = annullato con o senza linguella (come sopra)

Oppure, con riferimento agli acronimi anglosassoni (anch’essi molto utilizzati):

• MNH = mint never hinged = nuovo senza alcuna traccia di linguella
• MLH = mint lightly hinged = nuovo con leggera traccia o resto di linguella
• MVLH = mint very lightly hinged = nuovo con impercettibile traccia di linguella
• MH = mint hinged = nuovo con linguella o resti di linguella e/o carta
• MNG = mint not gummed = nuovo senza gomma
• FDC = first day cover = annullato primo giorno emissione